We współczesnych realiach światowego rynku, podlega on wpływom, które niosą ze sobą nieustanne zmiany. Zjawisko to ma swoje zalety, ale również niesie i pewne wady. Z całą pewnością owe zmiany stwarzają nowe możliwości rozwoju czy ekspansji. Z drugiej jednak strony, mogą występować zupełnie nowe formy współzawodnictwa, których wcześniej nikt się nie spodziewał lub nie brał pod uwagę. Ciągle rozwijająca się konkurencja zmusza nasze przedsiębiorstwa do ciągłego zwiększania swojego potencjału. Osoby odpowiedzialne za powodzenie przedsiębiorstwa podlegają presji kontynuowania bieżącej obserwacji i ograniczania kosztów działalności. Przejrzysty obraz rzeczywistości oraz szybkość reakcji i działania stanowią o jakości i efektywności zarządzania. W celu lepszego wykorzystania najpotrzebniejszych umiejętności zarządzania warto poznać, jakie narzędzia oferuje tzw. controlling finansowy. Jego skuteczne zastosowanie niesie ze sobą sposób postępowania z aspektami finansowymi firmy oraz skuteczniejszą kontrolę przy ich realizacji. Niech jednym z powodów, przemawiających za wdrożeniem w życie zasad omawianej techniki zarządzania kapitałem, będzie świadomość, że w przedsiębiorstwach, gdzie system controllingu został wdrożony, na informację już się nie czeka. Sytuacja została odwrócona, i to ona oczekuje na interpretację ze strony Dyrektora Finansowego i Zarządu.
Jak można najprościej zdefiniować controlling? Z pewnością nie można próbować zdefiniować to pojęcie w jednym zdaniu, zwłaszcza pamiętając, że mówimy tu o jednej z metod zarządzania firmą, co ze swej natury jest tematem skomplikowanym, wielowątkowym i wielowymiarowym. Geneza pochodzenia pojęcia controllingu sięga lat 30 i wielkiego kryzysu w USA. W Europie, przede wszystkim za sprawą przedsiębiorstw niemieckich, rozwija się od lat 50. Do Polski trafił głównie dzięki filiom międzynarodowych korporacji. Należy jednak wspomnieć, że jednocześnie coraz większa liczba średnich firm, zaczyna stosować narzędzia controllingowe. Nierzadko może to być działaniem nieuświadomionym, czasem kwestią działania zamierzonego. Śmiało można powiedzieć, że z controllingiem mamy do czynienia tam, gdzie w zarządzaniu pojawiają się następujące aspekty:
Decentralizacja – główny element, charakteryzujący postępujący w firmie controlling jest wyrażony poprzez nadanie uprawnień decyzyjnych kierownikom średniego i niższego szczebla. Przekazanie większych kompetencji w dół hierarchii firmy łączy się z jednoczesnym dostarczeniem tym pracownikom aktualnych informacji dotyczących ich decyzji na ogólny wynik firmy.
Motywacja – dzięki niej związane zostaje to, jak pracuje i co sądzi o swojej pracy pracownik z informacją zwrotną o stopniu efektywności tej pracy.
Sprecyzowanie celu – oznacza większe skupienie uwagi na całościowym planie finansowym firmy, zawierającym w sobie poszczególne etapy realizacji szczegółowych przedsięwzięć inwestycyjnych.
Rachunkowość – dotyczy oczywiście odpowiedniego przetworzenia danych finansowych i księgowych firmy do celów zarządzania i podejmowania decyzji ekonomicznych i organizacyjnych w firmie.
I na koniec:
System informacji – którego zadaniem jest zbieranie w sposób zorganizowany, przetwarzanie i dostarczanie decydentom znajdujących się w różnych sektorach hierarchii firmy najważniejszych informacji mających decydujący oraz pośredni wpływ na organizację przedsiębiorstwa.
Decyzja o wprowadzeniu controllingu finansowym w naszej firmie musi się wiązać z pewnymi dosyć wyraźnymi zmianami jakie muszą zajść, aby wdrożenie nowych systemów i metod zarządzania w ogóle było możliwe. Organizacja firmy musi być odpowiednio dopasowana do nowych narzędzi, co zwłaszcza widać w ustaleniach nowej struktury organizacyjnej, systemie rozliczeń finansowych, czy też w całym procesie dekretacji dokumentów. Zatem zanim odpowiednie metody zostaną przeszczepione i wprowadzone do życia naszej firmy, wcześniejsze przygotowania muszą mieć miejsce. Co nam zatem przyjdzie z takiego systemu? Do zadań controllingu na szczeblu strategicznym należy między innymi wykazywanie i wzajemne uzgodnienie poszczególnych powiązań między otoczeniem, zachowaniem menedżerów i strukturą organizacyjną poszczególnych podsystemów. Przejrzystość tej struktury i systemów powiązań ma niebagatelny wpływ na jakość prowadzonej pracy. Ponadto, controlling pomaga w uwzględnieniu subiektywnego i obiektywnego zapotrzebowania poszczególnych decydentów na informację zwrotną jaką otrzymują w czasie swojej pracy. Jak wspomniałem wcześniej, dużą rolę w controllingu odgrywa przekazywanie odpowiednich kompetencji w dół drabinki pracowników, a przekazywanie informacji o postępach w pracy pod postacią wiadomości zwrotnej zwiększa motywację pracowników. Kolejne zadanie jakie leży w kwestii nowej metody wprowadzanej do naszej firmy dotyczy ukształtowania możliwie jak najbardziej wydajnej struktury komunikacyjnej szczebla strategicznego przy wykorzystaniu obecnych technik informacyjnych. Wiąże się to z wprowadzeniem innowacji technologicznych w ramy struktury dotychczasowego sposobu pracy naszych pracowników. Dotyczy to zmian, jakie mają miejsce przed samym wprowadzeniem controllingu do naszego przedsiębiorstwa. Ostatecznie, controlling finansowy pomaga w wyposażeniu poszczególnych podsystemów w odpowiedni stopień elastyczności umożliwiający szybkie dopasowanie do zmieniających się warunków działania. Jak wiemy przecież w dzisiejszych czasach istnieje duży stopień ryzyka związany z różnymi przedsięwzięciami. Różne modele zarządzania projektami dają możliwość przewidzenia ryzyka i wkalkulowania go w przygotowywany pod konkretny cel działania plan. Lecz istnieje zawsze pewne ryzyko, które z pewnych względów może pojawić się w takiej formie, iż jedynie wcześniejsze przygotowanie dające wymaganą elastyczność w działaniu może zapobiec ewentualnym problemom.
Controlling finansowy posiada znacznie więcej zalet o których nie wspomniałem w tym krótkim artykule. Pełne zastosowanie tej metody kontroli w skali całego przedsiębiorstwa pozwala na zdecydowane polepszenie jakości pracy organizacji i systemu zarządzania. Metoda ta umożliwia poszczególnym jednostkom decyzyjnym trafne i szybkie podejmowanie decyzji, co zdecydowane poprawia sterowność wszystkich struktur tworzących firmę.
