Zajmując się dowolnym projektem, niezależnie od poziomu jego komplikacji, pomyślne ukończenie zależy od kilku czynników wzajemnie się przenikających. Jednym z najważniejszych jest odpowiednie zaplanowanie wszystkich aspektów wpływających na różne etapy działań. Przewidywanie poszczególnych zagrożeń, wyciąganie wniosków z poprzednich projektów, rozsądne dysponowanie czasem i korzystanie z technik umożliwiających bardziej efektywne z niego korzystanie – to wszystko wpływa na ilość i jakość wykonywanej przez nas pracy,
Planem możemy nazwać wszystkie rozpisane czynności w konsekwencji prowadzące do szczęśliwego ukończenia projektu. Taki plan działania stara się uwzględnić wszystkie możliwe do przewidzenia czynniki do których zaliczyć można zasoby możliwe do dysponowania według naszej woli, czas który wcześniej przewidzieliśmy na każde inne działania wchodzące w zakres działań niezbędnych do prowadzenia prac nad projektem, zakładane marginesy błędu i wiele innych aspektów.
Do dwóch najpopularniejszych sformalizowanych metod zarządzania projektami należą PMBOK (Project Managment Body Of Knowledge) oraz Prince 2 (Project in a Controlled Environment). Służą one zarówno do zarządzania projektami wewnętrznymi, czyli tymi które przeprowadzane są wewnątrz danej organizacji oraz zewnętrznymi, czyli tymi które są wykonywane przez organizację na zewnątrz firmy. Metodyki formalne o których wspomniałem, starają się być rozwiązaniem sprecyzowanych problemów praktycznych, dostarczając zbiór alternatyw dla dotychczasowych rozwiązań.
Każdy projekt nad którym pracujemy powinien posiadać doskonale zdefiniowany produkt jaki będzie efektem dokończenia prac. Ponadto należy być świadomym że każdy projekt posiada swój własny produkt. Przystępując do prac nad jakimkolwiek projektem powinniśmy posiadać dobrze określony cel – musimy być świadomi, jakie zapotrzebowanie będzie spełniać ten produkt naszego projektu. Odpowiednie zdefiniowanie kluczowych aspektów projektu powoduje stworzenie konstruktywnego uzasadnienia dla produktu. Nie mniej istotne jest odpowiednie przewidzenie i wyważenie przewidywanych korzyści wynikających z osiągnięcia rezultatu końcowego zakładanego planu, oraz poniesionych i planowanych nakładów materialnych. W trakcie prac nad projektem należy być świadomym tego, iż rozwiązania które z punktu widzenia wciąż trwającego procesu wydają się rozwiązaniami najlepszymi z możliwych, mogą w momencie ukończenia projektu nie zaspokajać naszych potrzeb oraz spełniać zakładanego poziomu z powodu zmiennych warunków. Faktem jest że projekt trwa określony czas, a korzyści, które przewidujemy, mogą ulegać zmianie podczas życia projektu. Definiując aspekty projektu należy kierować się różnymi aspektami, do których zaliczyć można takie jak:
- Adresaci – pracując nad projektem przy zdefiniowanym produkcie będącym rezultatem końcowym powinniśmy mieć na uwadze profil konsumenta, który jest docelowym segmentem do którego staramy się dotrzeć. Konsumenci naszego produktu oraz sam produkt są od siebie zależne, to znaczy – by określić najważniejsze cechy naszego produktu, należy poznać cechy, których oczekują docelowi konsumenci.
- Odpowiedni podział pracy – wszystkie osoby wchodzące w skład grupy prowadzących prace nad projektem powinny wiedzieć, za co dokładnie odpowiada. Oprócz tej wiedzy, należy być pewnym, że każda poszczególna osoba wie co ma robić, jaki jest czas przewidziany na poszczególne etapy pracy nad zadaniem. Oprócz tego należy poinformować zespół, jakie środki finansowe są przeznaczone na zadanie jakie mają do wykonania, oraz w jakich zakresach mają swobodę decyzyjną (co oznacza że może podejmować własne, niezależne od opinii przełożonych lub innych osób w zespole, decyzje). Idealny projekt zakłada, że każdy jest obarczany odpowiedzialnością adekwatną do powierzonej mu mocy wykonawczej.
W każdym projekcie istotne jest posiadanie umiejętności rozsądnego dysponowania czasem. Rozsądne działania oznaczają nie tylko dokładne planowanie przewidzianych działań, lecz idą dalej – oznaczają również planowanie marginesu czasu przeznaczanego na nieoczekiwane wydarzenia oraz margines potrzebny na przedłużającą się pracę w normalnym tempie, która przeciąga się z różnych, nieznanych wcześniej powodów. Pewien menadżer pomimo doskonałego planowania wszystkich obowiązków w czasie każdego dnia w tygodniu, nie potrafił doprowadzić nawet połowy przewidzianych zadań do szczęśliwego końca. W notesie miał rozpisane wszystkie spotkania, pilne prace, wykonanie najważniejszych jak i mniej ważnych rozmów telefonicznych, wysłanie wiadomości pocztą elektroniczną, sporządzenie dokumentów – jednym słowem, wszystko zaplanowane i rozpisane. Jednak z jakiegoś powodu nie udawało mu się satysfakcjonująco pracować według takiego planu. Co menadżer robił źle?
Odpowiedź jest dosyć prosta, a rozwiązanie problemu leży w technice znanej jako 60% -40%. Technika ta zakłada, że człowiek poświęca 60% czasu na zaplanowane wcześniej działania, natomiast pozostałe 40% dzieli jeszcze na dwa – po 20 %. Pierwsza część stanowi margines czasu na ewentualne dokończenie zaplanowanych działań (gdyby praca nad aktualnym zadaniem wydłużyła się), ostatnie 20% natomiast to zapas czasu na pilne, pojawiające się niespodziewanie wydarzenia. Dzięki takiemu podziałowi czasu, dajemy sobie wystarczająco dużo czasu na zaplanowane w harmonogramie zadania, a ponadto dajemy sobie zapas czasu na ukończenie ich w przypadku, gdyby coś nie poszło po naszej myśli. Ponadto, przewidziany w tej technice jest też czas na zadania, które są pilne, mogły pojawić sie nagle i nie zostały wcześniej przewidziane.
Jedną z najlepszych metod zarządzania swoim czasem i efektywnym jego wykorzystywaniu jest metoda 80%-20%, znana również pod nazwą Pareto. Jej ideą jest to, że 80% wszystkich podejmowanych przez nas działań przynosi nam jedynie 20% zysku, natomiast pozostałe 20% działań przynosi nam pozostałe 80% zysków. Dlatego też dokładnie analizując nasze działania pod kątem sprecyzowania, które przynoszą największe zyski, staramy się zmienić proporcje tak, by koncentrując się na tych 20% działań, które jak ustaliliśmy przynoszą nam największe zyski (80%), zwiększyć je jeszcze bardziej, ponieważ jeżeli 20% czasu pracy daje 80% zysków, to nieprzedsiębiorczym posunięciem jest koncentrowanie się na 80% czasu i działań, które dostarczają jedynie 20% zysków.